Langsung ke konten utama

tugas softskill

Tugas Kedua dan Ketiga Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Tugas Kedua dan Ketiga Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Nama : Geraldo Yakub
NPM  : 14214486
Kelas : 4EA39

TUGAS 2 KOMUNIKASI BISNIS

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

A. PENGORGANISASIAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :
  • Mulailah dengan ide pokok. Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline
  • Nyatakan poin-poin pendukung yang penting. Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
  • Ilustrasi dengan bukti-bukti. Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat
  • Menentukan urutan dengan rencana organisasional. Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
    • Pendekatan langsung. Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
    • Pendekatan tidak langsung. Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung.
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :
  1. Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
  2. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
  3. Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
  4. Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

B. PEMILIHAN KATA

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
  1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
  2. Pilihlah kata-kata yang singkat. Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
  3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda (ambigu). Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

C. MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.
Tiga Jenis Kalimat :
  1. Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
  2. Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan  klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
  3. Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS

PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

PENGERTIAN DAN JENIS LAPORAN BISNIS

A. PENGERTIAN

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

B. JENIS

  1. Laporan memorandum : laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
  2. Laporan surat : laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
  3. Laporan dalam bentuk cetakan : mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
  4. Laporan formal : biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

C. BAGIAN POKOK DALAM LAPORAN BISNIS

  • Pendahuluan
  • Pemberi kuasa
  • Layout atau rencana presentasi
  • Masalah
  • Maksud penulisan laporan
  • Ruang Lingkup
  • Metodologi
  • Sumber-sumber primer atau sekunder
  • Latar belakang
  • Definisi istilah
  • Keterbatasan
  • Rekomendasi
    • Isi teks (laporan)
    • Penutup
  • Rangkuman
  • Kesimpulan
  • Rekomendasi
  • Rencana tindakan
  • Proposisi

D. PENGORGANISASIAN ISI DALAM LAPORAN BISNIS

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis, yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tidak langsung).
  1. Cara Deduksi, menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci. Digunakan pada kriteria pembaca:
    1. Eksekutif yang sibuk,ingin berita segera,
    2. Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
    3. Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal
  2. Cara induksi, menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Digunakan pada kriteria pembaca:
    1. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
    2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
    3. Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

E. PENULISAN LAPORAN SINGKAT

Dalam laporan singkat, hanya mengutamakan isi dari laporan tersebut. Laporan singkat biasanya berupa memo atau surat sepanjang dua halaman. Bentuk umum dari laporan singkat adalah pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.

F. MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK

Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
  • Informasi yang akurat
  • Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
  • Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca


    sumber :

    http://abiramahsa.blogspot.co.id/
    http://cristianricky.blogspot.co.id/2017/11/tugas-kedua-dan-ketiga-mata-kuliah.html 

    Komentar

    Posting Komentar

    Postingan populer dari blog ini

    Model Etika dalam Bisnis, Sumber Nilai Etika dan Faktor-faktor yang Mempengaruhi Etika Manajerial dan Norma dan etika dalam pemasaran , produksi, manajemen sumber daya manusia financial

    MIND MAPPING   BAB 3 :  Model Etika dalam Bisnis, Sumber Nilai Etika dan  Faktor-faktor yang Mempengaruhi Etika Manajerial Model Etika Dalam Bisnis Carroll dan Buchollz (2005) dalam Rudito (2007:49) membagi tiga tingkatan manajemen dilihat dari cara para pelaku bisnis dalam menerapkan etika dalam bisnisnya :            Immoral Manajemen Immoral manajemen merupakan tingkatan terendah dari model manajemen dalam menerapkan prinsip-prinsip etika bisnis. Manajer yang memiliki manajemen tipe ini pada umumnya sama sekali tidak mengindahkan apa yang dimaksud dengan moralitas, baik dalam internal organisasinya maupun bagaimana dia menjalankan aktivitas bisnisnya. Para pelaku bisnis yang tergolong pada tipe ini, biasanya memanfaatkan kelemahan-kelemahan dan kelengahan-kelengahan dalam komunitas untuk kepentingan dan keuntungan diri sendiri, baik secara individu atau kelompok mereka. Kelompok manajemen ini selalu men...
    Posting Komentar
    Baca selengkapnya

    SURAT PENAWARAN RESMI

    Pengertian Surat Penawaran Surat penawaran ialah jenis surat usaha yang dibuat untuk aktifitas bisnis dengan melakukan penawaran jasa atau suatu produk dari produsen kepada pelaku bisnis lain. Surat penawaran termasuk salah satu contoh surat resmi.   Surat penawaran ini biasanya dipakai tidak hanya untuk aktifitas bisnis saja, tapi biasa dipakai oleh perusahaan untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan lain dalam bidang yang sama. Hal–Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Surat Penawaran Terdapat poin penting yang perlu kamu ketahui soal surat penawaran yang akan kamu buat. Beberapa diantaranya adalah : Surat penawaran ditulis oleh penjual dan diberikan kepada calon pembeli. Surat ini berisi informasi tentang perusahaan penjual dan jasa atau barang yang diproduksi agar diketahui oleh calon pembeli. Tujuan dari surat ini ialah untuk meyakinkan calon pembeli agar terjadinya proses trasanksi antar produsen dan pembeli. Terdiri dari tiga bagian, yaitu alenia pem...
    Posting Komentar
    Baca selengkapnya

    Pengertian budaya organisasi dan perusahaan, hubungan budaya dan etika, kendala dalam mewujudkan kinerja bisnis etis dan Hubungan perusahaan dengan stakehoulder, lintas budaya dan pola hidup, audit sosial

    MIND MAPPING  A. Karakteristik budaya organisasi Budaya organisasi adalah sebuah  sistem  makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu  organisasi  dari organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah sekumpulan  karakteristik  kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi. Robbins (2007), memberikan 7 karakteristik budaya sebagai berikut: Inovasi dan keberanian mengambil resiko yaitu sejauh mana karyawan diharapkan didorong untuk bersikap inovtif dan berani mengambil resiko. Perhatian terhadap detail yaitu sejauh mana karyawan diharapkan menjalankan presisi, analisis, dan perhatian pada hal-hal detil. Berorientasi pada hasil yaitu sejauh mana manajemen berfokus lebih pada hasil ketimbang teknik atau proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut. Berorientasi kepada manusia yaitu sejauh mana keputusan-keputusan manajemen mempertimbangkan efek dari ...
    Posting Komentar
    Baca selengkapnya